邮件交流的技巧

对于身在职场的朋友，特别是当所处公司的组织结构较大、工作的干系人分布在不同的地域时，利用邮件联络（例如，报告、问询、指示）），几乎是每天的必备功课。

那么，工作邮件有什么技巧、可以得到对方的快速反馈呢？

通过邮件交流时，如果能做到以下几点，那么这样的邮件应该是受欢迎的邮件，至少不是令人讨厌的邮件。
1.让对方能够快速看到你所传递的信息；
2.让对方看到你所做的工作（你努力了）；
3.给出你的提案以及提案的理由，让对方做选择题，节约对方时间；

下面以一个工作实践中的具体例子，来说明以上几点的重要性。

2005年-2010年期间，我们有一个业务叫做 “邮件支持"，支持日本的本土客户。在回答日本客户的技术问题时，如果有本部门无法确定准确答案的情况，则需要和设计部门通过邮件联系。邮件联系的基本流程，如下图所示。

我们以一封本团队成员写给设计部门的邮件为例，说明邮件沟通的技巧。他发给设计部门的邮件如下所示：

在一次内部培训中，我也曾把这个邮件拿出来作为具体的例子，说明如何写邮件交流。我在原始邮件基础上改善后的邮件如下所示（红字部分是改善/追加的内容）：

改善后的邮件，和最初的邮件有什么不同呢？
1.首先，把用户所提问题/所需确认的内容，做了简单的陈述（红字所示：IO端子上可以连接的最大电容），方便对方快速了解问题。
2.其次，说明了我们针对用户提问所做的工作（查阅了技术手册，找到了相关的信息）。
3.最后，给出了我们的回答方案，请对方确认。

试想，对方接收邮件后，会有什么反应呢？
1.对方能够很容易看到用户的问题（即使不看用户的日文邮件）；
2.对方能够看到我们已经做了必要的工作（查阅手册），而不是直接把问题甩给他们；
3.我们给出了回答方案，对方确认直接做YES/NO的确认即可。如果我们的回答方案不足，则会进一步补充。