团队管理方面，有个约定，反复强调——所有的待评审文档，通知，知会等信息，发起人为责任人，要负责跟催并把任务闭环。


在九段秘书论里面，有个非常经典的例子。一个秘书发通知大家第二天九点开会，结果人来了不到三分之一，问是谁的责任？如果谁有兴趣，不妨自己先思考一二。


常规来讲，并不是所有的事情都要跟催到底，要区分对待。


如果所有的事情都敷衍了事，肯定这个人就是没有责任心，尽早远离这种人。如果所有的事情都死盯不放，这人也是愣头青，闯祸的概率远远大于这种执着带来的正能量。


通知，知会，告知，在不同的场合和不同的目的下，使用和表达的方式千奇百怪。尝试分类如下：


1、免责。


这种类型的特点发出通知，邮件，但是不祈求接收人能看到，能理解，或者根本不指望接收人知不知道。但是万一有问题，就和自己没有关系，因为发送人是进行过通知这个操作步骤的。


比如×××丢失，登报发遗失声明。就不在乎谁能看到。万一自己的×××被用来做一些非法的事情，出了事，就可以拿着报纸，说某年某月某日发布过遗失声明。这种是纯粹的免责，避免自己的利益受到损害。


2、还有一种是击鼓传花的免责。


反正事情不要停留在自己手上，接到事情，抓紧时间传给下一棒就ok。至于事情解决不解决，不关心，反正没有停留在我手上。


比如一个客户的问题，由本地售后转到800到测试到开发组长到开发人员。可能就是一个环节，比如测试吧，800发了邮件过来，说问题严重客户重要，测试随手就转给了开发人员，说+1。结果几天后问题没解决，追溯了一下，各个环节都说自己很重视，做到及时处理，和自己没关系。


我们多次遇到过的对话，就是典型的击鼓传花甩责任——A：XX文件的评审怎么还没有结果？B：我发起评审了啊，但是大家没人理我啊。


3、推卸责任。


更常见的，发了东西给对方，但是所有的动作就到此为止，没有提醒查收邮件，没有通过微信短信跟催，听之任之，就是属于推卸责任。


例子太多了。开篇说的评审文档，发起会议人没有到场，都很典型。出了问题就反复强调是接收人的问题：哎，邮件明明写的清清楚楚，几号几点开会，你自己不看清楚，能怪得了谁？或者，这件事征求过你的意见，你没有回复，默认你就认同了啊。


介绍一下比较高端的推卸责任。任务反馈不告知，一件事的某个节点，处理人发了邮件，但是没有再确认。这种邮件能不能被及时处理，要看收件人是否仔细，甚至收件人是领导或角色太多，邮件多，或出差时，一不留意就错过了。然后一个月过去了，项目没进度。领导催起来为什么，反而处理人振振有词，一个月前给您请示过啊，您没有回复。然后事情才暂时挂起了啊。


还有一种类似隐藏的细节的通知法，比如各种app或网站的用户信息，没有几个人认真看过，都是直接打钩，同意。文档信息和邮件也是，可能长篇大论中，一个细节，或者估计混淆的措辞藏在里面。就发布了。然后出问题后，说，这件事之前告知过，大家都确认了啊。不信你看附件XX页的第XX条，写的清清楚楚。


4、故意为之，人为制造责任。


郑渊洁曾经说过的发生在自己身上的事情，某年北京作协开会，特意在一个犄角旮旯的地方贴了纸质的告知文件：通知郑渊洁同志于XX日参与在XXX召开的XXX会议。然后郑渊洁没看到，会议记录为缺席。还有一次也是同样的套路，不过对付的是韩寒，果然文人的心思，特别锦绣。


这种套路和操作，在日常生活中也不是非常遥远的事情。通过有意无意的方式，让接收人一不小心就错过信息，然后失去机会，或背黑锅。

 

跳出这么多不那么正向的信息传达和驱动。怎么做才是奔着解决问题的态度去闭环呢？


常见的方式有两种：


1、设立截止时间。比如发起一份文档的评审，并在正文明确明显的说明：请于三个工作日内给于回复，否则默认通过。但是这种方式有限制场景，多用于上级机构向下发送。否则接收人就会莫名其妙：这特么是谁？凭什么让老子三天内给回复，否则就后果自负？


我们常见的这种通知，往往是z f 机关的公示文件，或者贴在发布牌上的拟提拔公示等。


从偷懒的角度，平级部门也可以发。但是要看用心，双方部门都这么规定，是好事情。如果是单向操作，参考上面一条，那就是默认部门比你牛的意思。部门之间总有强势弱势，有肥肉有清汤，如果的确是弱势群体，老老实实面对现实。如果是估计恶心人，那就要拉出来说说一二三四了。


至于部门内部，看之前的氛围和执行力，比如大家都达成共识，一个文件三个工作日没有给出反应，就默认是同意无意见，后果自负。有这种习惯就可以这么做。如果没有这种习惯，要养成习惯不太现实，还是老老实实参考第二条吧。


2、明确责任人为发起人。

通知和通而不知，截然不同的做事方式

同样，也是我们内部反复约定的事情：发起人为责任人，要负责跟催并把任务闭环。


如果是多团队之间的撕逼，或者故意为之的行为，则可以无视。但是总会有些事情，是奔着解决问题去的。这个时候，发起人作为对这件事情负责的人来说，有必要跟催大家的反馈进度。而不是一封邮件出去就万事大吉了。


甚至我们可以拆开之后谈怎么跟催，比如发了邮件之后，第一时间通过微信，短信或当面进行提示：有个事情需要参与，请注意一下。然后根据约定的评审时间周期，自己尝试设立几个提醒点，分别进行跟催。直到所有的人都回复完成。


同样，作为评审人和参与者，如果真的没啥问题或意见，也及时的回复一下，无意见。省的别人天天跟催，让大家都省点力气，挺好的。