计划外工作的破坏性影响

对于几乎任何人来说，计划外的工作都会浪费数小时的计划生产力。 对于创意工作者，例如那些编写软件的工作者，这会浪费几天的时间。

前段时间，一个潜在客户告诉我们，如果我们可以某种方式分析他们的数据，那么他们就有兴趣与我们开展业务。 我们有一个可以处理临时分析请求的团队，但是该团队目前没有能力进行这项工作。 他们四处寻求帮助，而我就是这样参与其中的。

在我的职业生涯中，我做了很多面向客户的分析，但我并不特别喜欢它。 当“完成”的唯一定义是“客户说他们对分析感到满意”时，您将知道项目范围将永远蔓延，直到客户决定关注其他事项为止。 尽管知道这一点，但是当我参与其中时，我让项目经理同意非常具体的验收标准：我将执行X，Y和Z，当X，Y和Z完成后，我的参与就会完成。

我知道我的作用域定义并不重要，但是我为此付出了努力。 我做了X，Y和Z，每个人都说他们很高兴。 几个星期我什么都没听到，所以我继续正常的工作，只是偶尔听到我过去的声音，偶尔告诉我这只是时间问题。 突然，我收到了一封包含新客户询问的电子邮件。 我同意X，Y和Z，但现在他们想要A，B和C。与这些类型的项目一样，我最初的范围界定完全没有任何意义-在客户说完之前，我不会做任何事情所以。

我几乎期望范围会不断扩大，因此对此我不会感到太沮丧。 使我发疯的是我绝对无法计划工作。 我的团队按冲刺计划进行工作，这些无法计划的要求在几次冲刺过程中多次抢占了我的计划工作。 我所有的常规承诺都越来越严格，因为当一个资源必须同时处理产品开发和面向客户的交付项时，面向客户的交付项总是会赢得胜利。

整个经历使我开始思考为什么我对计划外的工作如此强烈。 我与之交谈过的大多数经理和高管都持以下态度：“我们为您的时间付费，因此我们可以随时随地决定在那个时间填补什么时间。” 我认为这是对的，但我也认为抢先计划的工作和计划​​外的工作对业务不利，有时甚至很糟糕，以至于我看到它使整个部门陷入瘫痪。

我讨厌讨厌的计划外工作的第一个原因是我看到很多其他人提到的东西：

当从事诸如编写代码之类的创意工作时，您会体验到不同水平的生产力。 最具生产力的水平是一些人所说的“处于区域内”。 您不能随时随地跳入该区域-您必须暂时减少工作效率，直到您习惯自动执行某些操作，此时您才能开始提高工作效率。 这类似于睡眠的工作方式：

您不仅会从清醒中陷入沉睡。 您必须经历不同的阶段。 如果有人以无法预测的时间间隔反复唤醒您，则您将需要花费一些时间重新入睡，即使那样，您也不会从睡眠中完全受益。 同样，如果有人反复打扰您的正常工作以将您拉到紧急项目中，则您的正常工作所延迟的时间将不只是进行辅助项目所花费的时间。 并不是说每天或每周没有花费在紧急项目上的时间不足以完全配合完成正常工作的活动。 这是因为打扰使您无法进入足够高的区域，无法真正取得持续的进步。

收到有关新询问的电子邮件后，即使新询问不再需要一天甚至一周的时间，我也会停止工作。 知道我现在有一个新的截止日期，但我并没有计划要强迫我弄乱自己的工作重点，以确保我可以达到那个截止日期，这使我脱离了提出要求之前的工作效率。 重新安排了所有工作的时间后，有时我有时间回到正常工作上，然后再着手处理新的询问，但是到那时新的询问已经被浪费了几个小时，因为这迫使我慢慢地回到生产区域。

话虽这么说，但我想得更多，我意识到，*离开生产区并不是我对计划外工作感到沮丧的主要原因。

像许多其他编码专业一样，数据科学在很大程度上是设计工作 。 设计工作需要将很多东西保存在脑海中，然后定期将其移到代码，文档，图表，策略或其他形式的抵押中。 换句话说，这是一种创造性的练习。 一旦实例化了片段，就不再需要将其保留在内存中，但是您必须记住它们的来源-问题的所有部分都涉及到文档中所包含的主题，但没有自己被包括在那些文件中。

人脑无法记住所有内容，因此它会定期整合记忆，以仅保留有关有价值或足够昂贵的事物的信息，以使这些信息将来可能对我们有用。 当我们睡觉时，我们的大脑会浏览我们最近的记忆并编辑出与成本或报酬无关的信息。 （你可以找到一个技术讨论在这里和非技术讨论这里 ）。

这就是设计工作中断的问题。 在任何给定时间，真正重要的东西-与成本或报酬相关的信息-已被转移到文档中。 其他所有内容都是我们尚未下定决心的（换句话说，我们的代码仅包含我们知道需要的方法，而不包含我们尚不知道的方法）。 因此，在计划外的工作中断我们时，尚未记录的大多数信息就是大脑在几天的睡眠过程中会逐渐消失的信息。

我是这样想的：一个新项目就像一张空白纸。 每次我写一些代码或文档时，我都会从该纸上切出一个形状，贴上标签，然后放在一边。 这样一来，我就可以快速参考自己切出的所有作品，因此，如果我需要以不同的顺序放置这些作品或以某种特定的方式排列它们，那么我要做的就是查看形状和标签，可以弄清楚去哪里。

那张纸的其余部分不是这种情况-我没有剪掉的部分。 也许我在这里到处记了一些笔记，或者在没有完全切出新形状的情况下开始了一些切口。 只要我每天都继续阅读该论文，并提醒自己自己已经做过的事情以及我认为接下来可能要做的事情，我就可以在大部分时间保持大脑的夜间记忆整合。 但是，如果突然因为不得不意外地跳到另一个项目而不得不完全停止思考纸，我的大脑本质上就是将纸上未被切割的任何部分都弄成一个小球。

当我计划外的工作结束时，我又回到中断之前的工作状态，我不会弄皱那篇论文。 我要么必须从被包裹的小球上切出形状，要么必须抽出一张新纸。 如果我试图利用大脑已经离开我的巩固记忆，我最终将不是针对实际存在的问题进行设计，而是针对经过大脑过滤器后存在的问题进行设计。 如果我放弃使用大脑的剩菜剩饭，尝试从整块布料进行设计，则必须拉出所有已经设计好的零件，以确保不会设计出明显多余或矛盾的解决方案。 无论哪种方式，我都必须花费大量的时间（相对于我不得不离开生产率区域所浪费的小时数，几天甚至几周）来重新学习问题的范围和形式。

现在，我不得不承认，有时内存合并对我有利。 我之前写过关于摆脱问题的好处，以便让我的大脑巩固其记忆，如果幸运的话，让我对我真正需要做的事情有更清晰的了解。 但是，仅仅因为内存整合在某些时候是好的，并不意味着它在任何时候都是好的。 如果我已经解决了几个月的问题，并且似乎找不到令人满意的解决方案，那么最好离开。 但是，如果为了适应最新的办公室紧急情况而*在意想不到的时间间隔内每次都在不可预见的时间内离开，则没有理由指望我的大脑将充满关于我的项目的足够信息来巩固这些信息完全有用。

对于几乎任何人来说，计划外的工作都会在每次计划性活动中杀死数小时。 对于像数据科学家和工程师这样的创意工作者，这会浪费很多时间。 即使是“快速问”，在生产率和机会丧失方面也会付出巨大的代价。 认识到这一点并相应安排其优先级的团队可以完成更多工作。

From: https://hackernoon.com/the-damaging-effects-of-unplanned-work-e28623e06657