Office 365 IT Professional——大附件管理

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随着科技和网络的发展，我们在日常工作或者业务往来中，都会利用电子邮箱作为信息传递的手段，因为它可以在任何地方，任何时间收、发邮件，在解决空间限制的同时还大大地提高了工作效率。

常见的企业级电子邮箱，普通的邮件附件一般只能发50MB的文件，但由于业务往来的需求，需要发送几百MB的图纸，照片，宣传手册等等，就无法通过电子邮件发送了，另一方面还要考虑收方邮箱能接受附件的大小限制。

 

基于上述的业务需求，微软的Office 365推送了电子邮箱对大附件管理的统一管理平台：在新建（转发或者回复）邮件时，插入附件时由终端用户选择附件管理模式：

·        附加为OneDrive文件

·        附加为副本

如果选择附加为OneDrive文件，附件将自动存储在终端用户的OneDrive中，默认情况下，提供给每个OneDrive for Business用户的存储空间为 1 TB，如果某组织有以下任一个Office 365订阅计划，终端用户的存储空间可以增加到5 TB，很好的帮助大家解决大附件发送和管理的需求。

·        Office 365 企业版 E3、E4 和 E5

·        Office 365 *版 E3、E4 和 E5

·        Office 365 教育版

·        OneDrive for Business 计划 2 和 SharePoint Online 计划 2

面向终端用户，大附件管理，需要了解和掌握：

·        配置附件首选项

·        OneDrivefor Business存储设置

·        附件权限管理

配置附件首选项的具体操作步骤：

1.      打开个人的Office 365的Outlook Online界面，展开，点击你的应用设置里的“邮件”，如下图所示：

2.      在选项中，点击附件选项中的“附件首选项”，如下图所示：

3.      在附件首选项界面，以对于从我的计算机中选择的文件为例，勾选“始终附加为OneDrive文件”，点击“保存”，如下图所示：

OneDrive forBusiness存储设置，默认情况下提供给组织内部的所有用户的存储限制设置为1TB，针对某个特殊的业务人员，如果发生存储额度不够的情况，管理员可以通过PowerShell来修改Size（特定用户的OneDrive存储限制修改只能通过PowerShell实现），具体操作步骤如下所示：

1.      使用Windows PowerShell链接SharePoint Online，命令：Connect-SPOService -Url https://mvptraining-admin.sharepoint.com -credential $cred，在弹出的窗口输入Username和Password，点击“Sign in”，

 

如下图所示：

 

 

2.      以用户jzliu为例，OneDrive for Business的Identity为jzliu的my site url，输入命令：

Set-SPOSite -Identity ‘https://mvptraining-my.sharepoint.com/personal/jzliu_mvptraining_onmicrosoft_com’ -StorageQuota 5242880

说明：对于<quota>，存储空间的限额是以兆字节为单位的，例如，1 TB 或 5 TB 对应输入的值为：1048576或5242880

 

如下图所示：

 

 

 

附件管理权限，是指用户具有的可以对OneDrive for Business*享的电子邮件附加附件的执行操作，具体包括：收件人可编辑、收件人可查看、我组织中的任何人都可以编辑、我组织中的任何人都可以查看、任何人都可以编辑、任何人都可以查看。以向外部用户发送电子邮件为例，具体操作步骤如下：

1.      终端用户新建邮件，发送给外部用户，附加大附件，如下图所示：

2.      在用户的OneDrive的电子邮件附件文件夹中，可以查看到附加的大附件已存在OneDrive里集中管理，如下图所示：

3.      展开附件，点击“更改权限”，如下图所示：

4.      在更改权限界面，勾选“收件人可查看”，点击确定，如下图所示：

 

5.      外部用户接收到的邮件正文，如下图所示：

6.      点击正文中的文件链接，可以查看邮件正文，如下图所示：

 

谢谢大家阅读~