配置管理小报100406:如何创建易用的Outlook电子邮件模板

Ø      知识点：        作者：王××（[email protected]×××.cn）

原文：http://www.builder.com.cn/2006/1129/338626.shtml

下文是根据原文的国际来源（http://articles.techrepublic.com.com/5100-22_11-6129939.html）补充了图片。

您是否发现一次次在Outlook email中输入相同的内容？虽然可能会根据不同的情况更改部分内容，但邮件的大部分内容基本上是相同的。例如，您可能会定期给网络用户发送技术通知，包括新的资料以及一系列从不改变的预操作。

通常情况下，我们通过“复制”、“粘贴”操作来处理这类模板文件，更为完善的处理方式是将Word设置成为您的邮件编辑器，并在邮件中为标准文本使用自动文本。但是，或许最有效的方法是设计一个模板，您可以使用它来创建标准的邮件内容，甚至可以创建一个包含模板的菜单，从而当新建邮件的时候，可以随时使用它。下面让我们来看一下这些是如何实现的。 

准备工作：**您的Outlook 邮件编辑器

如果您已经在Outlook将Word配置为您的邮件编辑器，在创建模板之前，需要切换到Outlook邮件编辑器。当模板创建之后，将邮件编辑器再切换成Word，模板能照常工作。

按照下面的步骤配置Outlook邮件编辑器：

1、选择工具à选项à邮件格式。

2 、取消“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”复选框前面的选种标志，点击确定。

要将word再设置成为邮件编辑器时，可以在这个页面下再选中刚才的复选框即可。

如图A：

图A 

创建模板

准备创建模板之前，先打开一个新的邮件编辑窗口，并输入模板文件内容。邮件主题行也可能包含相同的内容，所以也可以输入内容。如果您总是给同样的人发送邮件，就可以在模板中将他们的邮箱地址填写在To, Cc,和Bcc中（Cc和Bcc中的内容在很多情况下都是相同的）。

然后，选择文件à另存为，将刚才的输入的内容保存为outlook模板（.oft）类型，如图B：

图B

给模板取个文件名并注意模板保存在哪个文件夹之下。Outlook会将模板文件保存在一个默认文件夹下，您也可以保存在其它的文件夹下，只要下次要使用它们的时候知道它们存放的位置。

模板创建之后，可以直接关闭邮件编辑窗口，当提示“是否保存修改”时，直接点击“否”。

使用模板的常规方法并不比使用“复制”、“粘贴”操作快捷。您要选择工具à窗体à选择窗体，在“查找”下拉列表中选择模板文件。为了简化操作，我们需要一个菜单，在菜单项中直接调用模板。

创建菜单

在Outlook工具栏上点击右键，选择“自定义”，打开如图C所示的对话框。点击“命令”标签，在类别列表框中选择“新菜单”。此时命令列表框中会显示“新菜单”，如图D所示：

图C

图D

将“新菜单”拖放到工具栏中。例如，我们可以将它拖放到标准工具栏之后。可点击右键对“新菜单”进行一些选项配置，我们可将这个菜单项命名为“E-mail模板”。如图E所示：

图E

添加模板

将新菜单拖放到合适的位置后，所需要做的就是添加一个链接到您的模板的按钮。在自定义对话框下，从类别列表中选择“文件”,在命令列表框下选择“Outlook数据文件”，并将之拖到菜单项“E-mail模板”下，如图F所示：

图F

右键点击条目项，将项目默认名改为模板名（或者其它表示模板的名字）。然后，点击菜单项底部的“分配超链接”选项，选择“打开”命令，如图G所示：

图G

在“分配超链接”对话框中，定位并选择您的模板文件，点击“确定”。如图H所示：

图H

当需要添加多个模板时,只需要重复以上的几个步骤。当模板添加之后，关闭自定义对话框。

现在，当需要编辑特定模板内容的邮件时，只需要在“E-mail模板”菜单项下选择合适的模板即可，如图I所示：

 图I

变动：创建专门的工具栏

我们简单的介绍了如何在Outlook工具栏上添加菜单项。如果您有兴趣的话，还可以创建新的工具栏来存放您的菜单项。如果需要创建新的工具栏，首先打开自定义对话框。在工具栏标签栏下，点击“新建”并给新工具栏命名,点击“确定”，如图J所示。这样在Outlook中就新建了一个空的工具栏。现在，可以再点击命令标签，按照前面的步骤完成创建菜单以及为模板添加按钮的操作。

图J